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Kommt der Kaffee aus der Cloud? ☁️

Was wird von den meisten Menschen geliebt oder gehasst? Schlechtes Wetter? Kaffee? Software?
Wir bei heuselNET lieben zumindest Kaffee und Software. Auf schlechtes Wetter können wir gerne verzichten.
In einer Zeit, in der Social Media noch nicht so angesagt war, haben wir über einen bestehenden Kunden den Kontakt zu einem Interessenten bekommen. Vitamin B!
Dieser Kontakt war die Firma più caffè Deutschland GmbH aus March bei Freiburg.
Kaffee und Software – das klingt nach einer sehr interessanten Kombination. Unser Interesse war sofort geweckt!

Der Kunde

Die Firma più caffè Deutschland GmbH vertreibt deutschlandweit Produkte rund um das Thema Kaffee.

Das Produktportfolio von più caffè umfasst neben Kaffee in den verschiedensten Variationen alles, was den perfekten Kaffeegenuss ausmacht.
Angefangen vom passenden Kaffeevollautomaten für jede Zielgruppe, über Reinigungsmittel, Milchpulver, Tee und Zubehör.
Vertrieben werden die Produkte im eigenen B2B-Shop direkt oder über den Gastronomie-Großhandel namhafter Unternehmen.
Kerngeschäft neben Vertrieb und Marketing ist jedoch die Belieferung gewerblicher Kunden nach dem einfachen “Pay-per-Cup”-Prinzip.
Der Kunde zahlt je nach Bedarf und Menge einen Preis pro Tasse. Maschine, Kaffee und Service sind also all inclusive.
Sozusagen: Genuss auf Knopfdruck – ohne Kompromisse.

Die Anforderung

Zu Beginn der 2010er Jahre waren die ERP-Systeme in den meisten Fällen nach dem klassischen Client-Server-Modell aufgebaut. Das bedeutete einen hohen Wartungsaufwand und machte mobiles Arbeiten kaum möglich.
Eine neue Software sollte folgende Punkte auf der Checkliste abhaken:

Cloud-ERP
Flexibilität und Anpassbarkeit an die eigenen Prozesse
Unterstützung bzw. Förderung des mobilen Arbeitens
Geräte- und Verbrauchsmanagement
Unterstützung des Servicepersonals bei der täglichen Arbeit
Niedrige Kosten
Update-Sicherheit
Persönlicher Service

Das Gesamtkonzept

Nach einer Online-Präsentation war die Antwort auf diese Anforderungen klar: myfactory und die heuselNET cloud*.
Die myfactory mit den Basismodulen myfactory.ERP und myfactory.CRM sowie der Erweiterung für Service & Support bildet das Basissystem, das auf unserem Server in Deutschland gehostet wird.
Mit dem Standardumfang von myfactory konnten wir jedoch nicht alle Punkte der Anforderungs-Checkliste abhaken.
Deshalb wurde das Gesamtpaket um unsere Geräteverwaltung, die optionale Geräteverbrauchsabrechnung, die VK-Schnellerfassung und das Supportmanagement aus der heuselNET cloud ergänzt.
Die Basismodule versorgen das Team von più caffè mit allen notwendigen Funktionalitäten für das Tagesgeschäft, wie z.B: Stammdatenverwaltung, Beschaffung, Lagerhaltung und natürlich Verkauf und Vertrieb.

Die heuselNET Geräteverwaltung fügt sich nahtlos in den Einkaufs- und Verkaufsprozess ein. Geräte werden im Einkauf automatisch angelegt und im Verkauf dem neuen Besitzer zugeordnet.
Jedes Gerät (z.B. Kaffeevollautomat) erhält einen eigenen Eintrag in der Historie des Geräteparks.
Zuordnungen zu bestehenden Geräten können in Sekundenschnelle gefunden und Supportfälle sofort telefonisch erfasst, zugeordnet und disponiert werden.
Das integrierte Wartungsmanagement unterstützt das Team bei der regelmäßigen Wartung und Routinekontrolle der Geräte.
Die heuselNET Geräteverbrauchsabrechnung ermöglicht das Anlegen frei definierbarer abrechenbarer Verbrauchsarten, in diesem Fall natürlich Kaffee, Kakao, Milch oder Wasser.
Jedem Gerät können die jeweiligen Verbrauchsarten, Zählerstände mit Kontingenten und Abrechnungsartikel zugeordnet werden, um eine automatisierte Abrechnung zu gewährleisten.
Das heuselNET Supportmanagement ermöglicht es den Servicetechnikern vor Ort, Wartungen an den Geräten durchzuführen, Checklisten im System auszufüllen, Materialien aus dem Servicefahrzeug zu buchen und Zeiten zu erfassen.
Der Kunde bestätigt die Arbeit mit seiner Unterschrift auf dem automatisch generierten Servicebericht direkt auf dem Gerät des Servicetechnikers. Zusätzlich erhält er sofort eine Kopie per E-Mail.

Im Jahr 2020 wurde die Arbeit der Servicetechniker durch den Einsatz der neuen heuselNET App – für Android oder iOS – weiter optimiert.
Sie erhalten in der App alle notwendigen Informationen für die Navigation zum Kunden, aktuelle Supportfälle in der Umgebung sowie die komplette Bearbeitung des Servicefalls über die App.
Die gesamte Fotodokumentation des Vorgangs erfolgt innerhalb der App. Ebenso das Ausfüllen von Checklisten für Wartungsprotokolle, Zeiterfassung, Materialbuchung, Unterschrift und Belegerstellung.
Alles per App. Mobil. Integriert. Nativ für iOS und Android.
2020 war auch der Startschuss für den voll integrierten B2B-Shop. Dieser wurde mit den Möglichkeiten der myfactory B2B Edition realisiert.
Durch die vollständige Integration des Shops in myfactory werden Kundenbestellungen direkt als Kundenaufträge im System hinterlegt. Die zeitaufwändige manuelle Erfassung von Bestellungen per Telefon, E-Mail oder Fax entfällt.

Wie lässt sich ein Shop am besten bewerben? Natürlich mit Gutscheinen und Rabatten bei Erst- und Folgebestellungen sowie durch effektives Cross-Selling.
Kein Problem mit dem dynamischen Gutscheinsystem des B2B-Shops von myfactory.

Die Zukunft

Was kommt als nächstes?
Inventurerfassung per App, Kommissionierung und Versand – das alles und noch viel mehr, inklusive in der heuselNET cloud*.

Das Fazit

Kommt der Kaffee nun aus der Cloud?
Der beste Kaffee jedenfalls kommt von più caffè. Das können wir Ihnen mit Sicherheit sagen.
Dass der Kaffee läuft und jede Bohne zählt, dafür sorgt zumindest die heuselNET cloud.

*VK-Schnellerfassung ab heuselNET cloud basic, Geräterverwaltung und Service-Managment ab heuselNET cloud pro, Verbrauchsabrechnung ab heuselNET cloud premium